SECRETARIA DE DIRECÇÃO

Dimensões do posto
O titular do posto deve assegurar um ambiente de trabalho adaptado de assistência indispensável ao bom funcionamento da entidade.
Assegura e coordena o trabalho administrativo da entidade.
Presta suporte técnico e metodológico à entidade (Plano de acção, Dashboard)
Descrição absoluta, inúmeras informações confidenciais a gerir quotidianamente.
Actividade
HSA : respeitar e garantir a promoção do referencial HSA da filial, no seu domínio de actividade e de responsabilidade. Zelar
pelo respeito e promoção das boas práticas em matéria de confidencialidade.
 Garantir a eficiência colectiva da entidade:
- Assegurar a circulação da informação administrativa e geral  junto dos colaboradores da entidade;
- Propor e organizar melhorias no sistema de circulação da informação;
- Organizar as reuniões e preparar os dossiers de acordo com a agenda (reservas, confirmações, lembretes,
etc);
- Redigir a acta das reuniões às quais assiste e compilar planos de acção definidos durante as reuniões;
- Seguir e actualizar o plano de actividades e férias dos colaboradores da entidade;
- Participar na organização de eventos da entidade;
 Apoiar o funcionamento da entidade
- Receber os novos colaboradores e coordenar os pedidos de acessos lógicos e físicos;
- Coordenar os pedidos de material informático, telecoms e audiovisual da entidade;
- Eventual pesquisa de documentos necessários à constituição dos dossiers;
- Preparar encomendas de material/consumíveis e acompanhar o avanço das mesmas
- Actualizar e fazer a difusão dos Dashboards da entidade (HSE, KPI Produção)
 Promover e dar apoio no uso das ferramentas
- Promover métodos de trabalho e dar apoio aos colaboradores da entidade na utilização de ferramentais
digitais (Workflows, ferramentas para pedidos de material informático, ferramentas para reservas de salas,
realização de eventos digitais, Organização de pastas e informação);
 Assegurar as tarefas administrativas
- Redigir, verificar e controlar os diferentes documentos administrativos: cartas, notas/memorandos,
relatórios, ordens de missão, convites, encomendas, etc
- Filtrar as chamadas telefónicas (tomar nota das mensagens e reportar), marcar os encontros, acolher e
orientar os visitantes;
- Assegurar a gestão do correio: verificação, difusão, registo e arquivo;
- Gestão do correio confidencial;
Contexto
Posto que necessita uma coordenação e trabalho transverso constante com diferentes entidades a nível do grupo.
Relações com interlocutores de entidades externas: instituições públicas, prestadores de serviços, fornecedores.
Finalidade
Garantir o funcionamento harmonioso e eficaz da entidade, com um alto nível de rigor, qualidade e seriedade.
Garantir a gestão quotidiana do Secretariado da entidade e promover eficazmente boas práticas e o respeito dos valores do Grupo.
Perfil
Formação: Secretariado / Assistente Executivo ou equivalente;
Experiência profissional, de preferência em secretariado e contexto multicultural;
Bom conhecimento do Office (Word , Excel, Power Point, Outlook, Teams, Sharepoint, Yammer, One Note, One Drive)
Conhecimento do SAP é uma mais valia
Boa capacidade de síntese e análise
Autonomia
Domínio da língua Portuguesa e bom conhecimento de uma língua estrangeira (Francês ou Inglês)
Comunicação eficaz e sensibilidade interpessoal – Eficiência – Rigor – Organização - Pontualidade – Assiduidade –
Capacidade
de organização, de análise e síntese – Sentido de confidencialidade e de Trabalho em equipa

Estatuto: Residente