secretaria de direcção

Dimensões do posto
O titular do posto deve assegurar um ambiente de trabalho adaptado de assistência indispensável ao bom funcionamento da entidade.
Assegura e coordena o trabalho administrativo da entidade.
Presta suporte técnico e metodológico à entidade (Plano de acção, Dashboard)
Descrição absoluta, inúmeras informações confidenciais a gerir quotidianamente.
Actividade

HSA :
respeitar e garantir a promoção do referencial HSA da filial, no seu domínio de actividade e de responsabilidade. Zelar
pelo respeito e promoção das boas práticas em matéria de confidencialidade.

• Garantir a eficiência colectiva da entidade:
• Assegurar a circulação da informação administrativa e geral junto dos colaboradores da entidade;
• Propor e organizar melhorias no sistema de circulação da informação;
• Organizar as reuniões e preparar os dossiers de acordo com a agenda (reservas, confirmações, lembretes,

etc);

• Redigir a acta das reuniões às quais assiste e compilar planos de acção definidos durante as reuniões;
• Seguir e actualizar o plano de actividades e férias dos colaboradores da entidade;
• Participar na organização de eventos da entidade;
• Apoiar o funcionamento da entidade
• Receber os novos colaboradores e coordenar os pedidos de acessos lógicos e físicos;
• Coordenar os pedidos de material informático, telecoms e audiovisual da entidade;
• Eventual pesquisa de documentos necessários à constituição dos dossiers;
• Preparar encomendas de material/consumíveis e acompanhar o avanço das mesmas
• Actualizar e fazer a difusão dos Dashboards da entidade (HSE, KPI Produção)
• Promover e dar apoio no uso das ferramentas
• Promover métodos de trabalho e dar apoio aos colaboradores da entidade na utilização de ferramentais

digitais (Workflows, ferramentas para pedidos de material informático, ferramentas para reservas de salas,
realização de eventos digitais, Organização de pastas e informação);

• Assegurar as tarefas administrativas
• Redigir, verificar e controlar os diferentes documentos administrativos: cartas, notas/memorandos,

relatórios, ordens de missão, convites, encomendas, etc

• Filtrar as chamadas telefónicas (tomar nota das mensagens e reportar), marcar os encontros, acolher e

orientar os visitantes;

• Assegurar a gestão do correio: verificação, difusão, registo e arquivo;
• Gestão do correio confidencial;

Contexto
Posto que necessita uma coordenação e trabalho transverso constante com diferentes entidades a nível do grupo.
Relações com interlocutores de entidades externas: instituições públicas, prestadores de serviços, fornecedores.
Finalidade
Garantir o funcionamento harmonioso e eficaz da entidade, com um alto nível de rigor, qualidade e seriedade.

Garantir a gestão quotidiana do Secretariado da entidade e promover eficazmente boas práticas e o respeito dos valores do Grupo.

Perfil

Formação:
Secretariado / Assistente Executivo ou equivalente;
Experiência profissional, de preferência em secretariado e contexto multicultural;
Bom conhecimento do Office (Word , Excel, Power Point, Outlook, Teams, Sharepoint, Yammer, One Note, One Drive)
Conhecimento do SAP é uma mais valia
Boa capacidade de síntese e análise
Autonomia
Domínio da língua Portuguesa e bom conhecimento de uma língua estrangeira (Francês ou Inglês)
Comunicação eficaz e sensibilidade interpessoal – Eficiência – Rigor – Organização - Pontualidade – Assiduidade –
Capacidade
de organização, de análise e síntese – Sentido de confidencialidade e de Trabalho em equipa

Estatuto:
Residente

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